Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg?
Vi behandler personopplysninger slik at vi kan tilby deg offentlige tjenester, eller for å utføre lovpålagte oppgaver.
Hvordan behandler vi personopplysninger om deg?
Behandling av personopplysninger er underlagt personopplysningsloven. Telemark fylkeskommune er opptatt av å håndtere personopplysninger på en trygg og sikker måte, i tråd med gjeldende regelverk.
Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Vi skal kun behandle personopplysninger om deg som er nødvendige for formålet med behandlingen. Alle personlige opplysninger du gir til oss, blir forsvarlig lagret og fortrolig behandlet.
Hva er grunnlaget for behandling av personopplysningene dine?
For at vi skal kunne behandle dine personopplysninger må vi ha et rettslig grunnlag. Det betyr at det er klare lovhjemler for innsamling, videre behandling og eventuell utlevering av personopplysninger.
Fylkeskommunens behandling av personopplysninger er først og fremt hjemlet i lov.
Telemark fylkeskommune har et stort antall fagsystemer der det behandles personopplysninger. For de forskjellige systemene er det egne grunnlag for å behandle personopplysninger. Du finner informasjon om grunnlag for behandlingene under de ulike kategorier av tjenestemottakere.
Samtykke
Noen ganger vil vi behandle personopplysninger om deg etter ditt samtykke. Du kan trekke ditt samtykke til behandling av personopplysninger tilbake når som helst. Fylkeskommunen vil da avslutte den aktuelle behandlingen. Dersom du ønsker å trekke ditt samtykke kan du ta kontakt med oss.
Hvor henter vi personopplysninger fra?
Fylkeskommunen henter som regel inn nødvendig informasjon direkte fra deg, for eksempel når du søker om tjenester fra oss via nettskjema på hjemmesiden vår. Når du ringer oss, sender e-post eller er i kontakt med oss på annen måte, gir du fra deg opplysninger som gjør at fylkeskommunen kan saksbehandle din henvendelse.
I noen tilfeller henter vi opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre for eksempel NAV, Folkeregisteret, Skatteetaten og Brønnøysundregistrene.
Hvilke personopplysninger behandler vi?
Fylkeskommunen behandler personopplysninger som blant annet identitet, kontaktopplysninger og opplysninger knyttet til tjenester du bruker.
Personopplysninger er alle opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Du kan lese mer på Datatilsynets sider Hva er en personopplysning?
Hvem har tilgang til personopplysningene?
Dine personopplysninger vil ikke være tilgjengelig for andre i fylkeskommunen enn de som har et tjenstlig behov for opplysningene.
Alle ansatte i fylkeskommunen har taushetsplikt. De ansatte skal hindre at andre får adgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg, hvis du ikke har gitt samtykke til dette.
Hvem deler vi opplysningene dine med?
Fylkeskommunen utleverer kun dine personopplysninger til andre når det foreligger gyldig rettslig grunnlag. Personopplysningene dine kan bli utlevert til andre offentlige aktører som har lovlig grunnlag for å bruke opplysningene i sin saksbehandling. Dette gjelder blant annet NAV, Skatteetaten, Statistisk sentralbyrå, Utdanningsdirektoratet, Lånekassen.
Fylkeskommunen bruker i hovedsak egne fagsystemer til å behandle personopplysninger. Når slike systemer ligger hos eksterne leverandører, foreligger det en databehandleravtale som stiller krav til leverandøren om sikkerhet, kontroll og dokumentasjon for å beskytte dine personopplysninger.
Hvor lenge lagrer vi opplysningene dine?
Opplysningene blir bare lagret så lenge det er nødvendig for at vi skal kunne behandle saken din eller utføre den aktuelle tjenesten, og vi lagrer ikke mer enn det vi må.
Hvor lenge det er lov til å lagre opplysninger er avhengig av om hva som er formålet med at opplysningene ble registrert, og om de er arkivpliktige. Arkivpliktige opplysninger blir lagret på ubestemt tid i fylkeskommunens arkiv.
Dine rettigheter
Når vi behandler personopplysninger om deg har du en rekke lovfestede rettigheter.
Hvis du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt under, kan du kontakte oss på post@vtfk.no. Merk henvendelsen: «Personopplysninger».
Din henvendelse skal besvares kostnadsfritt og normalt sett innen 30 dager.
Bruk av e-post
Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Fylkeskommunen oppfordrer deg derfor til å ikke sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger som for eksempel fødselsnummer via e-post. Skal du sende slike opplysninger til oss kan du bruke vår digitale postkasse eDialog eller sende brev.
Be om innsyn
Hvis du er registrert i et av fylkeskommunens systemer har du rett til å be om innsyn i personopplysninger som er registrert om deg.
Du kan sende din innsynsbegjæring på e-post til post@vtfk.no. Merk henvendelsen: «Personopplysninger».
Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din. Du må derfor legge ved kopi av gyldig legitimasjon.
Les mer om retten til innsyn hos Datatilsynet
Rett til korrigering og retting
Hvis du oppdager at fylkeskommunen har registrert uriktige, utdaterte eller ufullstendige personopplysninger om deg, har du rett til å få disse rettet eller oppdatert. Vi ber deg ta kontakt med oss, slik at vi kan rette opp feilen så raskt som mulig.
Les mer om retten til korrigering og retting hos Datatilsynet
Sletting av personopplysninger
I enkelte tilfeller kan du be oss slette opplysninger om deg selv. Dette gjelder for eksempel hvis du har samtykket til at vi lagrer informasjon om deg, og du vil trekke samtykket tilbake.
Les mer om retten til sletting hos Datatilsynet
Begrensning av behandling av personopplysninger
I noen tilfeller kan du be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg. Dette gjelder for eksempel når informasjonen ikke lenger er nødvendig for formålet den ble samlet inn for.
Les mer om retten til begrensning hos Datatilsynet
Dataportabilitet
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.
Les mer om retten til dataportabilitet hos Datatilsynet
Rett til å klage til Datatilsynet
Dersom du har innvendinger på måten fylkeskommunen behandler dine personopplysninger kan du klage på behandlingen ved å sende oss en skriftlig henvendelse. Merk klagen med «Personvern».
Hvis vi ikke tar klagen til følge, kan du klage til Datatilsynet. Kontakt Datatilsynet på e-post: postkasse@datatilsynet.no.
Du finner nærmere informasjon på Datatilsynets nettsider