Formål og behandlingsgrunnlag
Telemark fylkeskommune behandler personopplysninger om deg som ansatt for å administrere lønn og personalansvar. Det rettslige grunnlaget for behandlingen følger av personopplysningslovens artikkel 6 a) samtykke, b) oppfylle avtale og c) oppfylle rettslig forpliktelse samt ved behandling av sensitive personopplysninger artikkel 9 a) samtykke og b) oppfylle rettslig forpliktelse.
Direktør HR, mestring og utvikling har det daglige behandlingsansvaret, og er ansvarlig for at opplysningene som samles inn behandles på en lovlig måte.
Opplysninger som samles inn
Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, lønnsnivå, skatteopplysninger og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid. I tillegg registreres det, ved noen av våre virksomheter, opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og tidsregistrering. Opplysningene hentes fra de ansatte selv.
Opplysninger om navn, stilling, arbeidssted, jobbtelefon, jobbepostadresse og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på fylkeskommunens nettsider.
Utlevering av data til tredjepart
Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer.
Rekruttering
For innsamling av personopplysninger ved rekruttering, er det rettslige grunnlaget at behandlingen er nødvendig for å forberede inngåelse av eventuell ansettelsesavtale.
Alle stillingssøknader blir journalført i fylkeskommunens postjournal. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. ett år før de makuleres. Alle andre dokumenter, som søkerlister og innstillinger bevares. Journalopplysninger slettes ikke, men er skjermet i offentlig elektronisk postjournal, det vil si navn på søker vises ikke.
Lagring og sletting
Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.
Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert og oppbevart. Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Personalmapper skal avleveres til Arkivverket. Tilgangen er begrenset til tjenstlig behov.
Se også