Denne erklæringen beskriver hvordan vi behandler opplysningene dine:
- For studenter: Fra søknadsprosessen, gjennom opptak og hele utdanningsløpet.
- For ansatte: Gjennom hele ansettelsesforholdet.
Om de ulike behandlingene:
1. Formål med behandlingen
2. Lovgrunnlag for behandlingen
3. Hvilke personopplysninger vi behandler
4. Sikkerhetsrutiner
5. Sletterutiner
Om de ulike behandlingene
Avviksbehandling
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger når ansatte og studenter melder avvik. Formålet er å sikre kvalitet og forbedre rutiner, slik at alvorlige feil kan unngås. Personopplysningene brukes for å registrere, behandle og følge opp avvik på en systematisk måte. Opplysninger om ansatte hentes fra Visma og legges inn manuelt, mens studenter selv registrerer navn, e-post og studietilhørighet i meldeskjemaet. Personopplysningene deles ikke med eksterne virksomheter.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller for å utøve offentlig myndighet som behandlingsansvarlig er pålagt. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleforskriften § 49 og internkontrollforskriften § 5.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, e-postadresse, organisatorisk tilknytning (avdeling, rolle som student/ansatt), tidspunkt/dato, fritekstbeskrivelse (avvik, hendelse, forslag til tiltak)
4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til autoriserte ansatte med tjenstlig behov. Pålogging skjer via Microsoft-konto med autentisering. Brukere informeres om å ikke oppgi navn på andre personer i hendelsesbeskrivelsen.
5. Personopplysninger lagres i mer enn 10 år.
Henvendelser på telefon eller epost
1. Vi besvarer henvendelser som kommer på e-post eller telefon fra studenter, eksterne, søkere til utdanning, sensorer og ansatte. Henvendelser mottas enten på e-post eller telefon. E-poster videresendes til riktig kontaktperson eller behandles av administrasjonen. Telefonsamtaler overføres til rett person eller besvares direkte av administrasjonen. Ingen personopplysninger kommer fra eller
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller for å utøve offentlig myndighet som behandlingsansvarlig er pålagt. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 39 a og fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, kontaktinformasjon (telefonnummer, e-postadresse), og eventuell annen informasjon gitt i forbindelse med henvendelsen.
4. Kun ansatte med tjenstlig behov får tilgang til opplysningene.
5. Henvendelser som ikke nødvendigvis må lagres, slettes fortløpende etter at saken er avsluttet. Dersom henvendelsen skal journalføres etter arkivlovgivningen, følges Fagskolen Vestfold og Telemarks rutiner for arkivering.
Eksportering av lister bransjeprogram og kurs
1. Eksportering av lister for bransjeprogram og kurs ved Fagskolen Vestfold og Telemark har til formål å håndtere fakturering, rapportering, registrering og utsendelse av kompetansebevis. Opplysningene som behandles, kommer fra påmeldinger gjennom ACOS-skjema på Fagskolens nettside. Listene eksporteres fra et lukket Teams-rom og deles via Excel for bruk i Canvas og VIS. Disse listene brukes også for å opprette brukere i Canvas og VIS, samt for fakturering.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller for å utøve offentlig myndighet som behandlingsansvarlig er pålagt. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 39 a og fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, fødselsnummer, adresse, telefonnummer, e-post, Bank ID-pålogging, arbeidssted, stilling og ansettelsesforhold, fødselsdato, fag- og utdanningsprogram, vitnemål, fag- og svenneprøver og andre kompetansebevis
4. Det er tilgangsstyring for å sikre at bare personer med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene. Sikkerhetstiltak inkluderer tofaktorautentisering og passordbeskyttelse.
5. Personopplysningene oppbevares så lenge det er nødvendig, bla. etter regnskapslovgivning.
Påmelding kommersielle kurs, bransjeprogram
1. Påmelding til kommersielle kurs og bransjeprogram ved Fagskolen Vestfold og Telemark skjer via ACOS-skjema, hvor brukerne må logge seg inn med BankID. Formålet med behandlingen er å tillate studenter og deltagere å melde seg på diverse kurs og bransjeprogram via elektronisk påmeldingsskjema. Opplysningene behandles internt for å håndtere søknader, kommunikasjon og administrasjon.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller for å utøve offentlig myndighet som behandlingsansvarlig er pålagt. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 39 a og fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, e-post, adresse, telefonnummer, fødselsnummer, arbeidssted, stilling og ansettelsesforhold, fag- og utdanningsprogram, utdannings- og skolehistorikk, vitnemål, fag- og svenneprøver og andre kompetansebevis.
4. Tilgangsstyring er implementert for å sikre at bare personer med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene. Sikkerhetstiltak inkluderer tofaktorautentisering og overføring av data via sikker kryptering.
5. Personopplysningene oppbevares så lenge det er nødvendig, bla. etter regnskapslovgivning.
Bransjeorganisasjon KNX Norge
1. Fagskolen behandler personopplysninger for å administrere medlemskap i bransjeorganisasjon KNX Norge. Opplysningene samles inn via et digitalt skjema, hvor virksomheten oppgir organisasjonsnummer; tilhørende organisasjonsopplysninger hentes automatisk fra Brønnøysundregistrene. Opplysningene brukes for å opprette medlemskap, kontakte medlemmer, sende ut relevant informasjon, samt administrere møter og samlinger.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav b), som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å oppfylle en avtale der en registrerte er part. Supplerende rettsgrunnlag finnes avtalen om medlemskap i bransjeorganisasjonen KNX.
3. Følgende opplysninger behandles:
• For styremedlemmer: navn, fødselsnummer, adresse, e-post, telefonnummer, arbeidssted, organisasjonsnummer og styremedlemmets stilling. For styremedlemmer kan også referater og styrepapirer inneholde enkelte personopplysninger.
• For øvrige medlemmer: type medlemskap, og nødvendige kontaktopplysninger (navn, e-post, telefonnummer).
4. Opplysningene lagres i sikre systemer med tilgangsstyring slik at kun autoriserte personer har tilgang. Tilganger styres manuelt av utpekte administratorer.
5. Personopplysninger lagres så lenge du har en brukerkonto hos oss. Deltagerlister slettes fra interne systemer årlig.
Oppmøtelister ved studiestart
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger om studenter ved bruk av oppmøtelister ved studiestart. Formålet med behandlingen er å registrere studenter som ikke møter opp på skolen ved studiestart, slik at ledige studieplasser kan fylles opp. Oppmøtelister blir skrevet ut fra skoleadministrativt system (InSchool), og sendt til faglærer i excelformat. Oppmøteregistrering rapporteres til Lånekassen, og brukes for å avslutte studentstatus for eventuelle studenter som ikke møter opp.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller for å utøve offentlig myndighet som behandlingsansvarlig er pålagt. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 39 a og fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, e-post, fødselsdato, status, møtt/ikke møtt.
4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til personell som har tjenstlig behov for informasjonen for å kunne utføre sine oppgaver.
5. Oppmøtelister oppbevares så lenge det er nødvendig for å oppfylle skolens forpliktelser. Opplysningene slettes når formålet med behandlingen er oppfylt, med mindre arkivloven krever lengre oppbevaring.
Møttregistrering/avbrudd i Lånekassen
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger i forbindelse med møttregistrering og avbrudd i Lånekassen. Formålet er å sikre at studenter som har søkt om lån og stipend faktisk møter opp til undervisning og at avbrudd rapporteres til Lånekassen. Opplysningene kommer fra InSchool, Lånekassen og interne meldinger, og deles kun med Lånekassen ved behov.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller for å utøve offentlig myndighet som behandlingsansvarlig er pålagt. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 39 a og fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, fødselsnummer, fag- og utdanningsprogram, fravær og oppmøte.
4. Personopplysningene behandles i InSchool og Lånekassens system. Bare ansatte med tjenstlig behov og tilgang til Lånekassen (via BankID) kan se opplysningene.
5. Personopplysninger oppbevares i 1-2 år, eller så lenge det er nødvendig for å dokumentere møttregistrering og avbrudd.
Vitnemål
1. Formålet med behandlingen av personopplysninger er å utstede vitnemål til studenter etter fullført studium ved Fagskolen Vestfold og Telemark. Personopplysningene hentes fra skolens skoleadministrative systemer og brukes til å dokumentere oppnådd kompetanse. Vitnemålene sendes til studenten, lagres hos skolen og registreres i Nasjonal vitnemålsdatabase.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler skolen som behandlingsansvarlig. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 19 og § 39a og fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, fødselsnummer, fag- og utdanningsprogram, karakterer, vurderinger i hvert emne og antall oppnådde studiepoeng.
4. Personopplysningene er kun tilgjengelige for personale med tjenstlig behov. Tilgang til systemene sikres blant annet med tofaktorautentisering.
5. Vitnemål lagres i samsvar med arkivloven. Vitnemål og kopier lagres enten fysisk på låst kontor i sikrede skap eller digitalt i arkivsystemet. Fysiske kopier av vitnemål utstedt i perioden 2019-2024 oppbevares i skolens sikrede skap. Nye vitnemål fra og med 2025 scannes inn i arkivsystemet. Vitnemål utstedt før 2019 er overført til IKA Kongsberg for langtidsarkivering.
Avbrudd i studieåret
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger i forbindelse med avbrudd av studier. Når en student melder avbrudd, enten via e-post, telefon eller via lærer, blir studenten avsluttet i våre plattformer. Formålet er å sikre at studenten ikke lenger er registrert i systemene og at eventuell lånesøknad i Statens Lånekasse avsluttes. Opplysninger deles kun med Lånekassen ved behov.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller for å utøve offentlig myndighet som behandlingsansvarlig er pålagt. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 39 a og fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, skole og klasse, e-post, kode for sluttårsak.
4. Bare administrasjonen og kontaktlærere har adgang til informasjonen. Det er innført tofaktorautentisering.
5. Personopplysninger oppbevares så lenge det er nødvendig for å oppfylle skolens forpliktelser, og i samsvar med arkivloven der det er påkrevd.
Karakterutskrift til studenter
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger for å utstede karakterutskrifter til studenter. Opplysningene kommer fra InSchool, og utskriftene leveres enten i hånden eller via e-post, der fødselsnummer fjernes før sending. Utskriftene stemples og signeres av konsulent før de scannes og sendes til studenten. E-poster med karakterutskrifter slettes umiddelbart etter sending.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller for å utøve offentlig myndighet som behandlingsansvarlig er pålagt. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 39 a og fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, fødselsdato, skole, klasse og fag- og utdanningsprogram.
4. Tilgangen til personopplysningene er begrenset. Kun konsulenter har tilgang til å skrive ut karakterutskrifter.
5. Personopplysninger hentet fra administrative systemer lagres ikke utover det som er nødvendig for å utstede karakterutskriften.
Bekreftelse til studenter
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger for å utstede bekreftelser til studenter som trenger dokumentasjon på at de er aktive ved skolen. Bekreftelsene brukes ofte i forbindelse med arbeidsgivere eller NAV. Opplysningene kommer fra InSchool, og bekreftelsene sendes via e-post eller post. Dokumentene lagres i OneDrive.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller for å utøve offentlig myndighet som behandlingsansvarlig er pålagt. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 39 a og fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: fødselsdato, dato, organisatorisk tilknytning, fag- og utdanningsprogram, skole, klasse og navn.
4. Personopplysningene behandles i tilgangsstyrte systemer, og bare ansatte med tjenstlig behov har adgang til bekreftelsene.
5. Bekreftelser lagres kun så lenge det er nødvendig for å dokumentere studentens aktivitet.
DBH Fagskolestatistikk
1. Fagskolen Vestfold og Telemark rapporterer data til den nasjonale databasen for statistikk om høyere yrkesfaglig utdanning (DBH). Formålet er å legge til rette for utarbeidelse av statistikk, utredninger og forskning, samt forvaltning og ansvar for fagskoleutdanning. Dataene kommer fra InSchool og leveres via DBHs rapporteringssystem DIMP. Opplysningene deles med DBH og Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (HK-dir.).
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller for å utøve offentlig myndighet som behandlingsansvarlig er pålagt. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 41 og § 42.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, fødselsnummer, kjønn, alder, fødselsdato, D-nummer, fag- og utdanningsprogram, karakterer, kommune og statsborgerskap.
4. Personopplysningene behandles i tilgangs- og rollestyrte systemer og leveres via sikre kanaler til DBH.
5. Personopplysninger oppbevares etter arkivloven.
Emnekarakterer
1. Faglærere vurderer studenter underveis og registrerer endelige emnekarakterer i systemet InSchool. Emnekarakterene kan også registreres i Wiseflow i tilfeller der systemet brukes, før de overføres til InSchool. Behandlingen omfatter registrering og rapportering av karakterer til Database for Høyere Utdanning (DBH) og Statens Lånekasse, dersom studenten har studielån. Rapporteringen skjer i mars og august hvert år.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller for å utøve offentlig myndighet som behandlingsansvarlig er pålagt. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 39 a, §§ 41 og 42 og fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, fag- og utdanningsprogram, skole og klasse, karakterer besvarelser, innleveringer og oppgaver, feide id / attributter.
4. Tilgangsstyringen er sikret gjennom tofaktorautentisering og rollestyrt tilgang.
5. Personopplysningene oppbevares etter arkivloven.
OPPTAK AV UNDERVISNING
Se beskrivelse i kvalitetssystemet
Politiattester helsefagavdelinger
1. Fagskolen Vestfold og Telemark krever politiattest for enkelte utdanningstilbud der studenter skal ha praksisopplæring eller yrkesutøvelse som innebærer tillit eller ansvar overfor sårbare grupper. Formålet med behandlingen er å sikre at studenten ikke er dømt for forhold som er uforenlige med den aktuelle rollen, i tråd med gjeldende lovgivning.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, samt artikkel 10 for behandling av opplysninger om straffedommer og lovovertredelser. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 27, politiregisterloven § 39 og Politiregisterforskriften kapittel 36.
3. Følgende opplysninger behandles: studentens navn og fødselsdato. Dokumentasjon på framvist politiattest, dato for framvisning og eventuell merknad om vurdering.
4. Politiattester oppbevares kun midlertidig i et låsbart arkivskap med begrenset tilgang for autorisert personale. Det føres journal over at attesten er framvist og vurdert, i samsvar med gjeldende retningslinjer. Kopiering eller digital lagring av attesten er ikke tillatt etter gjennomført vurdering.
5.Politiattester slettes eller returneres umiddelbart etter at vurderingen er utført.
Opptak - Samordna Opptak
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger i forbindelse med opptak til utdanningsprogrammer. Søknader mottas gjennom Samordna Opptak, der opplysningene kommer fra søkerne selv. De Personopplysningene deles kun internt mellom relevante parter med autorisert personale i studieadministrasjonen.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i Personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse eller i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet. Supplerende rettsgrunnlag finnes i Fagskoleloven § 39a og Fagskoleforskriften § 4 og § 5.
3. Vi behandler følgende opplysninger: navn, fødselsnummer, adresse, e-post, telefonnummer, kjønn, alder, fødselsdato, utdanningsprogram, vitnemål og kompetansebevis.
4.Tilgangsstyringen er begrenset til studieadministrasjonen og andre som har tjenstlig behov.
5. Personopplysninger oppbevares etter behov i 5–10 år.
Opptak - Lokalt
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger i forbindelse med lokalt opptak til fordypning i bygningsautomatisering. Opplysningene samles inn fra deg som søker via elektroniske søknadsskjemaer. Formålet er å behandle søknader om opptak, vurdere søknadsgrunnlaget og gjennomføre opptaksprosessen i henhold til fagskoleforskriften. Opplysningene deles ved behov med relevante offentlige virksomheter, slik som Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (HK-dir) og Statens Lånekasse, for rapportering og oppfølging.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i Personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse eller i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet. Supplerende rettsgrunnlag finnes i Fagskoleloven § 39a og Fagskoleforskriften § 4 og § 3 (2).
3. Følgende opplysninger behandles: navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, fødselsnummer, utdannings- og skolehistorikk, fag- og utdanningsprogram, søknadsgrunnlag og vedlegg (f.eks. vitnemål, attester, cv), og andre relevante opplysninger knyttet til søknaden.
4. Personopplysningene beskyttes med tilgangsstyring, tofaktorautentisering og rollestyrt tilgang. Kun de som trenger tilgang for å utføre sine arbeidsoppgaver får innsyn i opplysningene.
5. Personopplysninger knyttet til søknadsprosessen lagres i under ett år. Opplysninger slettes automatisk fra søknadssystemet, og data som deles i Teams slettes manuelt to ganger i året (etter rapportering i mars og oktober). Opplysninger som omfattes av arkivloven lagres i henhold til lovens krav.
Gjennomføring av eksamen og hovedprosjekt - Wiseflow
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger for sikker og enkel administrasjon og gjennomføring av eksamener og hovedprosjekt. Opplysningene hentes fra InSchool og legges manuelt inn i WISEflow (student registreres med skole-epost). Opplysningene deles internt med medarbeidere som har tjenstlig behov, og med interne/eksterne sensorer samt reviewer som får rolletilgang i WISEflow for aktuelle klasser.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i Personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse eller i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet. Supplerende rettsgrunnlag finnes i Fagskoleloven § 39a og Fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, skole-epost, skole og klasse, fag- og utdanningsprogram, relevante datoer (eksamens-/innleveringsdato mv.), vurderinger og karakterer.
4. Tilgangsstyring er rollebasert og begrenset til personer med tjenstlig behov. Pålogging skjer via Feide. WISEflow benytter kryptering, og data lagres på sikre servere innenfor EØS. Våre databehandlere behandler opplysninger etter databehandleravtaler.
5. Personopplysninger oppbevares etter arkivloven.
Interne søknader fra studenter
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler interne søknader fra studenter for å sikre at alle studenter kan fullføre sine studier ved å tilby tilrettelegging, permisjoner, tilpasset studieløp, fritak og godskriving. Søknadene kommer fra studentene via nettskjema på fagskolens nettsider. Opplysningene deles kun internt med relevante ansatte, som har tjenstlig behov.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i Personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse eller i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet. Supplerende rettsgrunnlag finnes i Fagskoleloven § 39a og Fagskoleforskriften § 4.
Ved behandling av nødvendige særlige kategorier personopplysninger (helseopplysninger) er behandlingen i tillegg hjemlet i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g, som tillater behandling når den er nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser, med supplerende rettsgrunnlag i Fagskoleloven § 39a.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, telefonnummer, e-post, BankID, fødselsnummer, fritekstfelt, dato, skole og klasse, fag- og utdanningsprogram, spesielle behov/tilrettelegginger og sakkyndig vurdering. Etter behov behandles særskilte personopplysninger: helseopplysninger, inkludert allergier, diagnoser, legeerklæringer og andre helseopplysninger.
4. Systemene er tilgangsstyrt med BankID-innlogging. Kun studieadministrasjonen har tilgang til søknadene. Helseopplysninger deles ikke med faglærere.
5. Personopplysninger oppbevares etter behov i 5-10 år, eller så lenge det er nødvendig for å dokumentere søknader og vedtak.
Læringsplattform - Canvas
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger i læringsplattformen Canvas for å tilrettelegge og gjennomføre digital undervisning, samt for innleveringer og kommunikasjon mellom studenter og ansatte. Opplysningene synkroniseres fra InSchool/FINT og brukes til å gi tilgang til riktige emner/undervisningsgrupper. Opplysningene deles internt med undervisningspersonale og administrasjon som har tjenstlig behov, og med sensorer der det er relevant. Databehandlere som benyttes i tilknytning til løsningen er Instructure (Canvas), Microsoft (OneDrive/Office) og Zoom (videomøter integrert med Canvas).
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i Personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse eller i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet. Supplerende rettsgrunnlag finnes i Fagskoleloven § 39a og Fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, e-postadresse (skole), bruker-ID/brukernavn, FEIDE-ID/attributter, undervisningsgrupper/klassetilhørighet, fag- og utdanningsprogram og aktivitetslogger knyttet til bruk av tjenesten.
4. Tilgangen er rolle- og behovsstyrt for undervisere, sensorer og administrasjon. Innlogging skjer med brukernavn/passord og tofaktorautentisering via Feide der dette er aktivert. Canvas leveres som skytjeneste av Instructure; data lagres på servere i Europa. Eventuell støtte/feilretting kan innebære overføring til USA; slike overføringer skjer i tråd med EU–US Data Privacy.
5. Personopplysninger lagres så lenge brukeren har aktiv konto og tilhørighet til emner i Canvas. Bruker/kursdeltakelser slettes fra Canvas når studenten tas ut av InSchool (avbrudd eller fullført studie), i tråd med etablerte sletteprosedyrer.
Skikkethetsvurdering - tvilsmelding og særskilt skikkethetsvurdering
1. Skikkethetsvurderingen ved Fagskolen Vestfold og Telemark har til formål å sikre at studentene har de nødvendige personlige og faglige forutsetningene for å kunne utøve sitt yrke innen helsefag. Vurderingen foretas løpende for alle studenter, og dersom det oppstår tvil om en students skikkethet, foretas det en særskilt skikkethetsvurdering. Opplysningene som behandles kommer fra studenter, ansatte og eventuelt eksterne kilder som kollegaer, veiledere eller arbeidsgivere. Opplysningene deles med interne systemer og relevante instanser som studentombud, skikkethetsnemd og klagenemd via Public360.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i Personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse eller i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet. Supplerende rettsgrunnlag finnes i Fagskoleloven § 39a og Fagskoleforskriften § 4.
For særlige kategorier personopplysninger (helseopplysninger) er behandlingen i tillegg hjemlet i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g, som tillater behandling når den er nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser, med supplerende rettsgrunnlag i fagskoleloven § 26 om skikkethetsvurdering og § 39a.
3. Følgende kategorier av opplysninger behandles:
• Ordinære personopplysninger: navn, adresse, fødselsnummer, skole og klasse, fag- og utdanningsprogram, signatur, dato, stilling og ansettelsesforhold, adferd og sosiale forhold, fravær og oppmøte, vurderinger og kartlegginger, karakterer, BankID, fritekstfelt, disiplinære forhold, utdannings- og skolehistorikk, spesielle behov/tilrettelegginger, bekymringsgrunnlag og meldinger, logger.
• Særskilte personopplysninger: helseopplysninger som er relevant for skikkethetsvurderinger.
4. Det er tilgangsstyring som sikrer at bare personer med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene. Sikkerhetstiltak inkluderer tofaktorautentisering og bruk av tilgangsstyrte systemer som Teams og Public360.
5. Personopplysningene oppbevares i 2-4 år.
Vedtak ved ikke godkjent arbeidskrav
1. Personopplysninger behandles for å registrere, behandle og dokumentere studenters arbeidskrav og sluttvurdering i emner ved Fagskolen Vestfold og Telemark. Dette omfatter saksbehandling og utforming av enkeltvedtak ved manglende godkjenning av arbeidskrav, samt å ivareta studentens rett til å fremme klage. Opplysningene hentes fra studenten selv og studieadministrasjonen. Personopplysningene deles ikke med eksterne virksomheter.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i Personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse eller i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet. Supplerende rettsgrunnlag finnes i Fagskoleloven § 39a og Fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer, e-post, skole og klasse, fag- og utdanningsprogram, faglærers navn og stilling, emnenavn, begrunnelse for vedtak, og eventuell klage (fritekst).
4. Personopplysningene er kun tilgjengelige for autorisert personale med tjenstlig behov. Tilgang sikres ved tofaktorpålogging og tilgangsstyring i relevante systemer.
5. Personopplysningene lagres så lenge studenten har brukerkonto hos skolen, og deretter i 5-10 år eller i samsvar med arkivloven.
VAR Healthcare - Oppslagsverk (helse)
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger for å gi studenter og ansatte tilgang til VAR Healthcare, et digitalt kunnskaps- og beslutningsstøttesystem for helsefaglige utdanninger. Personopplysningene registreres for å opprette brukerkontoer i systemet og sikre tilgang til relevant læringsmateriell. Informasjonen samles inn fra den enkelte student eller ansatt via administrasjonen og deles ikke med andre eksterne virksomheter.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i Personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse eller i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet. Supplerende rettsgrunnlag finnes i Fagskoleloven § 39a og Fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, e-postadresse og fag- og utdanningsprogram.
4. Tilgang til personopplysninger er begrenset til avdelingsleder for helsefag og konsulent i driftsadministrasjonen. Det er innført tilgangsstyring slik at kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene.
5. Brukere slettes fra systemet etter avsluttet studieår. Tilganger for avgangsstudenter fjernes, og personopplysninger lagres maksimalt i 1-2 år.
Egenerklæring MRSA- tuberkulose kontroll utplasseringspraksis (helsefag)
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger for å dokumentere at studenter oppfyller krav til MRSA- og tuberkulosekontroll før utplassering i helsetjenesten, i tråd med gjeldende forskrifter. Egenerklæringen leveres av studenten digitalt, behandles av faglærer og benyttes for å kunne tilby praksisplass. Opplysningene deles ikke med eksterne virksomheter.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i Personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler skolen som behandlingsansvarlig. Supplerende rettsgrunnlag finnes i Fagskoleloven § 39a og Fagskoleforskriften § 4.
For behandling av særlige kategorier personopplysninger (helseopplysninger) er behandlingen i tillegg hjemlet i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav b, som tillater behandling når dette er nødvendig for å oppfylle skolens rettslige forpliktelser eller rettigheter og plikter innen arbeids- og sosialrett. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 39 a og relevante forskrifter om tuberkulosekontroll og antibiotikaresistente bakterier, smittevernloven §§ 7-1 og 7-3, samt spesialisthelsetjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, fødselsdato, helseopplysninger om mrsa- og tuberkulosestatus, eventuelt andre relevante helseopplysninger knyttet til utplasseringspraksis.
4. Kun faglærere og avdelingsleder for helsefag med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene. Tilgang sikres gjennom tofaktorautentisering.
5. Personopplysningene lagres i under ett år. Når studenten fullfører eller slutter, slettes brukeren i læringsplattformen og alle tilhørende personopplysninger
Praksis og hospitering
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger for å inngå intensjonsavtaler og avtaler om praksis og hospitering, samt for å planlegge, gjennomføre og følge opp praksisperioder for studenter. Behandlingen omfatter inngåelse av intensjonsavtaler, utarbeidelse og oppfølging av praksisavtaler, gjennomføring av midtveis- og sluttvurderinger, samt dokumentasjon av studentens læringsutbytte og eventuell skikkethetsvurdering.
Personopplysningene kan komme fra studenten selv, ansatte ved fagskolen eller eksterne samarbeidspartnere som tilbyr praksis- eller hospiteringsplasser. Opplysningene behandles internt ved fagskolen av personer med tjenstlig behov. Noen personopplysninger deles også med virksomheter som inngår avtaler om praksisplass eller hospitering, i den grad det er nødvendig for å etablere og gjennomføre praksis eller hospitering.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i Personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler skolen som behandlingsansvarlig. Supplerende rettsgrunnlag finnes i Fagskoleloven § 39a og Fagskoleforskriften § 4.
For behandling av særlige kategorier personopplysninger (helseopplysninger) er behandlingen i tillegg hjemlet i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g, som tillater behandling når den er nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 39a og § 26 om skikkethetsvurdering.
3. Følgende opplysninger behandles: navn og kontaktopplysninger, signatur, BankID og bruker-ID ved innsending av elektronisk skjema, dato for avtaleinngåelse, hvilken utdanning eller hvilket praksisområde avtalen gjelder, praksissted, midtveis- og sluttvurderinger
4. Tilgang til personopplysninger styres etter roller og tjenstlig behov.
5. Opplysninger oppbevares slik at avtaler og dokumentasjon knyttet til praksis og hospitering typisk lagres i 5 år, mens arkivverdig dokumentasjon oppbevares i henhold til arkivloven.
Faglig utvikling og kvalitetssikring / fagråd
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger i forbindelse med faglig utvikling og kvalitetssikring av utdanningene, inkludert bruk av fagråd. Formålet er å sikre at utdanningene har god kvalitet, er faglig oppdaterte og svarer på samfunnets og bransjens behov.
Fagrådene bidrar blant annet med innspill om innhold i studieplaner og organisering av utdanningsløp, praksis, rekruttering, utvikling innen fagfeltet, aktuelle prosjekter, faglitteratur, kurs, konferanser og lignende
Personopplysningene kommer hovedsakelig fra deltakere i fagråd. Deltagere kommer fra virksomheter, offentlige institusjoner, arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjoner, brukerorganisasjoner eller andre eksterne aktører fra relevant bransje.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse eller i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet. Supplerende rettsgrunnlag finnes i blant annet fagskoleloven § 5 om akkreditering og kvalitetssikring, krav i fagskoleforskriften om at fagskolen skal samarbeide med arbeidslivet for å sikre relevante studier, og krav og forventninger fra NOKUT om dokumentert kobling til arbeidslivet ved akkreditering og kvalitetssikring av studietilbud.
3. Følgende opplysninger behandles: navn og kontaktopplysninger, tittel/stilling, virksomhetens navn, BankID og bruker-ID for den som sender inn skjema, hvilken utdanning eller hvilket fagområde fagrådet gjelder, dato for avtalen, navn og tittel på avtalepart/signatar.
Behandlingen gjelder deltakere i fagråd og kontaktpersoner hos virksomheter som inngår samarbeidsavtale om deltakelse i fagråd.
4. Tilgangen til opplysningene skal være begrenset til personer med tjenstlig behov.
5. Personopplysninger knyttet til fagråd og samarbeidsavtaler oppbevares i 5-10 år (fordi mange sitter i fagråd i flere år). Opplysninger og dokumentasjon som er arkivpliktig, oppbevares etter arkivloven.
Begrunnelse på karakter
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger for å håndtere krav om begrunnelse for emne- og eksamenskarakterer. Studentene leverer forespørsel via et webskjema, og studieadministrasjonen formidler forespørselen til emnelærer. Begrunnelse gis tilbake til studenten via e-post. Opplysningene deles ikke med eksterne virksomheter.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse eller i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 39a og § 22, samt fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, e-post, skole og klasse, fag- og utdanningsprogram, emne og karakter, faglærers navn og andre opplysninger knyttet til behandling av karakterbegrunnelse.
4. Personopplysninger er kun tilgjengelig for studieadministrasjonen og emnelærere med tjenstlig behov. Forespørsler sendes via webskjema og e-post med tilgangsstyring internt.
5. Personopplysninger knyttet til krav om begrunnelse på karakter oppbevares i 1-2 år.
Eksamenskarakter
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger for å registrere og dokumentere eksamenskarakterer for studenter, og rapportere karakterer til relevante myndigheter (HK-dir/DBH og Statens lånekasse.
Sensor registrerer karakterer i WISEflow, men administrasjonen fastsetter og lagrer den endelige karakteren i InSchool. Tilgang til opplysningene er begrenset til administrasjon og faglærere med tjenstlig behov i InSchool.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse eller i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 39a, §§ 41 og 42 og fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, fødselsdato, e-postadresse, bostedsadresse, skole/klasse, fag- og utdanningsprogram, eksamenskarakter(er).
4. Tilgang til systemene styres etter tjenstlig behov med rollebaserte rettigheter og tofaktorautentisering i InSchool og WISEflow. Begge systemene har logging, og teknisk drift og support utføres av godkjente databehandlere under databehandleravtaler. Overføringer til HK-dir/DBH og Lånekassen skjer via etablerte, sikre kanaler.
5. Karakterdata oppbevares på ubestemt tid for å sikre livslang dokumentasjon av utdanningsresultater og for å kunne utstede attester/vitnemål ved behov, i samsvar med arkivlovgivningen.
Klage på eksamens-/ emnekarakter
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger om studenter for å motta, behandle og avgjøre klager på emne- og eksamenskarakter. Opplysningene hentes fra studenten selv (klagen og eventuell dokumentasjon) og fra interne systemer/registre knyttet til studium, emne og eksamensresultat. Opplysninger deles internt med rektor, studieadministrasjonen og førsteinstans faglærer som ledd i saksbehandlingen, og ved opprettholdt klage med ekstern sensor for ny vurdering. Behandlingen skjer i Microsoft Teams for samhandling og i sak/arkivsystemet Public 360.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler skolen som behandlingsansvarlig. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 39a og § 22, samt fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, fødselsdato, e‑post, studium/emne, klasse/kull, datoer, karakter, navn på faglærer og innhold i klagen og annen korrespondanse (fritekst).
Opplysninger om sensorer og lærere behandles i den grad det er nødvendig for saksbehandlingen.
Særlige kategorier (sensitive) opplysninger skal ikke inngå i klagen. Dersom slike opplysninger likevel fremkommer, vil de kun behandles hvis det er nødvendig og har særskilt hjemmel etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 9.
4. Tilgangen er behovsstyrt og begrenset til ansatte med tjenstlig behov. Klagesaker behandles i et eget, tilgangsstyrt område i Teams og arkiveres i Public 360. Deling med ekstern sensor skjer via begrenset tilgang/lenke. Vi benytter kryptert overføring, tilgangsstyring og logging.
5. Klagesaker journalføres og oppbevares i sak/arkivsystemet Public 360 i tråd med arkivlovgivningen. Arbeidskopier og midlertidige dokumenter i Teams slettes når de ikke lenger er nødvendige for saksbehandlingen.
Undersøkelser og påmeldinger
1. Fagskolen Vestfold og Telemark benytter elektroniske skjemaer for å innhente påmeldinger, gjennomføre avstemminger og spørreundersøkelser i forbindelse med undervisning og forbedringsarbeid. Dataene samles inn fra ansatte, studenter, og deltakere, og behandles kun av de som oppretter eller er tildelt tilgang. Opplysningene deles ikke med eksterne virksomheter.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse eller i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 5 og 39a samt fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, e-post, kjønn, alder, arbeidssted, organisatorisk tilknytning, stilling og ansettelsesforhold, skole, klasse, fag- og utdanningsprogram, svar på undersøkelser, fritekst, stemme ved avstemminger varsling, forbedringsforslag, avvik og hendelser, medarbeiderutvikling og vurderinger. Undersøkelser rettet mot studenter er normalt anonyme, mens undersøkelser for ansatte kan inneholde navn.
4. Kun administratorer og eventuelt tildelte personer med tjenstlig behov har tilgang til svarene, med tofaktorautentisering som sikkerhetstiltak.
5. Opplysningene slettes når det ikke lenger er nødvendig å behandle dem.
Prosess ved nyansettelser, utbetaling av lønn, reiseregninger, andre ytelser og ved endringer
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger for å administrere arbeidsforhold, herunder nyansettelser, utbetaling av lønn og honorarer, registrering og utbetaling av reiseregninger og andre ytelser, samt endringer i arbeidsforhold. Opplysningene innhentes fra den registrerte selv, eventuelt fra rekrutteringssystemet eller avdelingsleder. Opplysninger deles ikke med eksterne virksomheter.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav b, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å oppfylle en avtale med den registrerte. Herunder lønn, tilsetting og administrative rutiner knyttet til ansettelsesforholdet.
Videre er behandlingen hjemlet i artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse eller i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet. Supplerende rettsgrunnlag i relevante bestemmelser i arbeidsavtaler, regnskapsloven og bokføringsloven.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, adresse, telefonnummer, e-post, bankkontonummer, fødselsnummer, signatur (inkludert elektronisk), arbeidssted, kommune og organisatorisk tilknytning, dato, utlegg, reiser, billetter og reisehistorikk, lønnsopplysninger, honorar og godtgjørelser arbeidstid, ferie, sykefravær og permisjoner, stilling og ansettelsesforhold cv, vitnemål, attester.
4. Bare autoriserte ansatte med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene. Tilgang sikres gjennom brukernavn, passord og tofaktorautentisering i lønns- og personalsystemet.
5. Personopplysningene oppbevares i 5-10 år, i tråd med regnskapsloven og bokføringsloven. Opplysninger slettes når det ikke lenger er nødvendig å oppbevare dem etter disse lovene.
Oppdatere ansattlister
1. Fagskolen Vestfold og Telemark behandler personopplysninger for å holde oppdaterte ansattlister. Listene gir oversikt over ansatte, avdelingstilhørighet, kontaktinformasjon og fødselsdager for å kunne organisere interne arrangementer og markere jubileer. Opplysningene hentes fra SD Worx og lagres på tilgangsstyrt område. Opplysningene deles ikke med eksterne virksomheter.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav b, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å oppfylle en avtale med den registrerte. Herunder lønn, tilsetting og administrative rutiner knyttet til ansettelsesforholdet.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, telefonnummer, e-post, fødselsdato.
4. Ansattlistene oppbevares tilgangsstyrt og lagres i et sikkert område kun tilgjengelig for autoriserte personer. Tilgang sikres med tofaktorautentisering.
5. Ansatte fjernes fra listen umiddelbart når de slutter. Nye ansatte legges til ved oppstart. Opplysningene lagres så lenge den registrerte har brukerkonto hos skolen.
Fakturering
1. Fagskolen i Vestfold og Telemark behandler personopplysninger for å fakturere semesteravgift, forkurs i matematikk og kommersielle kurs. Opplysninger samles inn via grunnlagsskjema fra deg som student, deltager, konsulent eller prosjektdeltaker. Skjemaet fylles ut og sendes til økonomiavdelingen i fylkeskommunen, som utsteder faktura. Opplysninger deles kun med den interne økonomiavdelingen.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse eller i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 5 og 39a samt fagskoleforskriften § 4.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, fødselsnummer, adresse, organisasjon/tilknytning, samt fakturarelaterte opplysninger som ansvarsnummer, referansenummer, sum og beskrivelse.
4. Opplysningene lagres kun på OneDrive hos saksbehandler, og sendes til økonomiavdelingen via e-post med passordbeskyttelse. Tilgang gis kun til ansatte med tjenstlig behov.
5. Grunnlagsskjemaet lagres kun til faktureringen er ferdig (ca. 1–2 uker) og slettes deretter.
Evalueringssystem (Easyfact)
1. Vi behandler personopplysninger for å innhente tilbakemeldinger fra studenter, ansatte, konsulenter/innleid personell og lærere gjennom spørreundersøkelser. Formålet er kvalitetsutvikling av utdanningstilbudet og andre relevante evalueringer.
Opplysningene hentes direkte fra de registrerte via digitale skjemaer. Undersøkelsene gjennomføres som åpne eller anonyme:
• Åpne undersøkelser: Lenke sendes via e-post, men besvarelser skjer uten innlogging. E-postlister brukes kun til utsendelse og påminnelser, oppbevares atskilt fra svarene og kan ikke kobles til enkeltbesvarelser.
• Anonyme undersøkelser: Deltakere svarer via åpen lenke uten innlogging, og ingen identifiserende opplysninger samles inn.
Personopplysninger deles ikke med eksterne virksomheter.
2. Behandlingen av personopplysninger er hjemlet i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som gir grunnlag for behandling som er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse eller i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet. Supplerende rettsgrunnlag finnes i fagskoleloven § 5 og 39a, fagskoleforskriften § 4 samt fagskoletilsynsforskriften § 4-1.
3. Følgende opplysninger behandles: navn, e-postadresse, fag-/utdanningsprogram, fritekstfelt (f.eks. kommentarer i undersøkelser)
4. All dataoverføring skjer kryptert med SSL/TLS og minimum 256-biters kryptering. Tilgang til opplysningene er tilgangsstyrt og begrenset til autoriserte ansatte med tjenstlig behov.
5. Personopplysninger lagres i 5–10 år etter innsamling i tråd med fagskolens retningslinjer for dokumentasjon og kvalitetsarbeid. E-postlister som brukes til utsendelse/påminnelser slettes etter at undersøkelsen er avsluttet. Anonyme besvarelser slettes ikke individuelt, men rapporteres kun i aggregert/anonymisert form. Opplysninger som kan knyttes til enkeltpersoner (f.eks. navn/e-post i åpne undersøkelser) slettes etter lagringstiden.